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blog / Dienstag 21.12.21

Die häu­figs­ten tech­ni­schen Pro­ble­me bei Hybrid-Events

Hybrid-Events sind popu­lä­rer denn je dank der Fle­xi­bi­li­tät, die sie Mar­ke­ting­ma­na­ge­rin­nen und ‑mana­gern bie­ten: Gäs­te wie auch Spea­ker müs­sen nicht vor Ort dabei sein, son­dern kön­nen via Live­stream zuge­schal­tet wer­den, was für jeder­lei Ver­an­stal­tungs­for­mat nütz­lich ist – ob Pres­se­kon­fe­renz, Podi­ums­dis­kus­si­on, Work­shop usw. Doch um einen Hybrid-Event zu orga­ni­sie­ren, braucht es viel tech­ni­sches Know-how.

Oft wer­den für hybri­de Events pro­fes­sio­nel­le Part­ner­fir­men und Strea­ming­an­bie­ter hin­zu­ge­zo­gen, die sich um die tech­ni­schen Kom­po­nen­ten küm­mern. Obwohl man sich grund­sätz­lich auf sei­ne Part­ner­fir­ma ver­las­sen soll­te, scha­det es nicht, selbst auch im Bil­de zu sein, was gut funk­tio­nie­ren muss und was defi­ni­tiv nicht pas­sie­ren darf. Des­halb haben wir hier für Sie die häu­figs­ten tech­ni­schen Pro­ble­me bei Hybrid-Events ange­führt, damit Sie sicher­ge­hen kön­nen, dass Ihnen die­se Feh­ler nicht unterlaufen.

 

Eine schwa­che Internetverbindung

Die häu­figs­te Pro­ble­m­ur­sa­che von Hybrid-Ver­an­stal­tun­gen ist mit Sicher­heit eine insta­bi­le Inter­net­ver­bin­dung. Da ein Live­stream den Zuse­he­rin­nen und Zuse­hern, die nicht vor Ort dabei sein kön­nen, zur Ver­fü­gung gestellt wird, muss die­ser auch ein­wand­frei funk­tio­nie­ren. Wenn das Bild bei­spiels­wei­se alle paar Minu­ten ein­friert, eine unan­ge­neh­me Zeit­ver­zö­ge­rung auf­tritt oder der Stream ganz abbricht, sorgt das nicht nur für Frus­tra­ti­on bei Ihnen, son­dern auch bei Ihren Gäs­ten. Und Image-tech­nisch ist das Gan­ze natür­lich auch nicht posi­tiv. Doch wie kön­nen Sie die­sen Feh­ler vermeiden?

Stel­len Sie zual­ler­erst sicher, dass die Loca­ti­on inter­net­tech­nisch gut auf­ge­stellt ist. Kun­din­nen und Kun­den sind zwar oft im Glau­ben, dass ein star­kes WLAN vor Ort ver­füg­bar ist, jedoch macht es einen Unter­schied, ob die Ver­bin­dung gut funk­tio­niert, wenn nur eine Per­son über die Lei­tung streamt, oder wenn 300 Teil­neh­me­rin­nen und Teil­neh­mer dar­auf zugrei­fen. Das Glei­che gilt auch für VPN-Lei­tun­gen: Gera­de, wenn eine Viel­zahl von Leu­ten im glei­chen Büro im VPN ange­mel­det ist und eine Live­über­tra­gung strea­men möch­te, kann die Ver­bin­dung zu schwach sein. Hier ist es wich­tig, sich dar­über im Kla­ren zu sein, dass es bei hybri­den Events zwei Ebe­nen von Inter­net­ver­bin­dun­gen gibt, die bei­de gut funk­tio­nie­ren müs­sen: Die Ver­bin­dung des Live­streams, der raus­geht und die, über die sich Leu­te den Stream ansehen.

Wenn die Live­über­tra­gung nicht in einer Loca­ti­on auf­ge­zeich­net wird, die eine eige­ne Daten­lei­tung zur Ver­fü­gung stellt, gibt es die Mög­lich­keit, mit Daten­kar­ten eine sta­bi­le Ver­bin­dung her­zu­stel­len. Um hier auf Num­mer Sicher zu gehen, nut­zen vie­le pro­fes­sio­nel­le Strea­ming­an­bie­ter meh­re­re Daten­kar­ten von ver­schie­de­nen Tele­kom-Anbie­tern. Und dann heißt’s nur noch: tes­ten, tes­ten, tes­ten. Die Beto­nung liegt hier auf dem Plu­ral, denn wenn die Inter­net­ver­bin­dung ein­mal gut funk­tio­niert, heißt das nicht, dass sie auch beim zwei­ten Mal gut funk­tio­niert. Des­halb emp­fiehlt es sich, die­se öfters aus­zu­pro­bie­ren. Über­prü­fen Sie außer­dem auch die Down­load- wie auch Upload-Geschwin­dig­keit: Die­se soll­te um die 20 Mbit anzeigen.

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Audio- und Mikrofonschwierigkeiten

Ein wei­te­res Mal­heur, das bei Live­über­tra­gun­gen öfter vor­kommt, ist ein Pro­blem mit den Funk­stre­cken des Mikro­fons. Hier kann es schon mal vor­kom­men, dass sich ande­re User unbe­wusst in die glei­che Fre­quenz schal­ten und dadurch die Ver­bin­dung stö­ren. Gera­de wenn viel Funk­ver­kehr in einem gro­ßen Büro­kom­plex herrscht, kann die Ton­lei­tung sozu­sa­gen ange­zapft wer­den und ein unan­ge­neh­mes Rau­schen ent­ste­hen. Dies soll­te von der Event-Tech­nik vor­ab genau geprüft werden.

Was oft auch für stö­ren­de Kratz­ge­räu­sche sorgt, ist ein Mikro­fon, das schlecht an der Klei­dung ange­steckt ist und bei­spiels­wei­se am Sak­ko streift. Das ist nicht nur vor Ort sehr stö­rend, son­dern auch, wenn Spea­ker online zuge­schal­tet wer­den und nor­ma­le Kopf­hö­rer nut­zen, die ein klei­nes Mikro­fon ein­ge­baut haben. Die­ses kann an den Haa­ren strei­fen, oder eben an der Klei­dung und damit für Rau­schen sor­gen. Des­halb soll­ten auch Mikro­fon und Audio­ein­stel­lun­gen von den Online-Spea­kern vor­ab getes­tet wer­den. So etwas ist wäh­rend eines Events schwie­rig zu ändern und muss manu­ell ange­passt werden.

Kei­ne Entscheidungsträger

Obwohl sich die Part­ner­fir­ma bzw. der Strea­ming­an­bie­ter mit den tech­ni­schen Kom­po­nen­ten des Events aus­ken­nen muss und einen sau­be­ren Ablauf garan­tie­ren soll­te, scha­det es nicht, auch auf Unter­neh­mens­sei­te jeman­den zu haben, der den Ablauf genau im Kopf hat und bei Pro­ble­men ein­schrei­ten kann. Wich­tig ist hier, jeman­den dabei zu haben, der einen küh­len Kopf bewahrt und im Not­fall ein Macht­wort spricht. Wenn es zum Bei­spiel gro­be Audio­pro­ble­me gibt, muss auch mal ein Live­stream abge­bro­chen bezie­hungs­wei­se neu­ge­star­tet werden.

Des­halb ist hier die Emp­feh­lung: Vor­ab immer den Ablauf gemein­sam mit Tech­nik, Bild- und Audio­ex­per­tin­nen und ‑exper­ten etc. zu bespre­chen und ent­we­der selbst dabei zu sein oder jeman­den vom eige­nen Unter­neh­men zu nomi­nie­ren, der das ver­bin­den­de Glied zwi­schen dem Podi­um und der Tech­nik darstellt.

Ver­spä­te­ter Start vom Livestream

Wir ken­nen es alle: Die Mode­ra­ti­on ist bereit, die Kame­ra­tech­nik steht, jedoch fehlt von den letz­ten Spea­kern noch jede Spur. Die­ses Phä­no­men ist beson­ders bei Pres­se­kon­fe­ren­zen häu­fig der Fall, wo Poli­ti­ke­rin­nen und Poli­ti­ker oft­mals zu spät kom­men. Die Leu­te, die vor Ort sind, wis­sen, was los ist und war­ten auf die Vor­tra­gen­den. Doch gera­de im Live­stream kann das zu einem Pro­blem füh­ren: Wenn die digi­ta­len Gäs­te näm­lich ein­fach ein schwar­zes Bild sehen, den­ken sie womög­lich, dass es einen Feh­ler bei der Über­tra­gung gibt bzw. dass der Event nicht statt­fin­det oder sie im fal­schen Live­stream sind.

Des­halb soll­ten Sie immer auch vor­ab etwas im Live­stream ein­blen­den – egal ob Count­down, Mes­sa­ge mit „wir star­ten in Kür­ze“ oder ein­fach eine Live­über­tra­gung des Saals. Doch grund­sätz­lich ist ein pünkt­li­cher Start bei einem Hybrid-Event sehr zu empfehlen.

Pro­ble­me mit der Präsentation

Ger­ne wer­den bei Prä­sen­ta­tio­nen Power­Point- oder Key­note-Foli­en ver­wen­det, um Infor­ma­tio­nen für Gäs­te so über­sicht­lich wie mög­lich auf­zu­be­rei­ten. Wich­tig ist hier, das rich­ti­ge For­mat der Prä­sen­ta­ti­on aus­zu­wäh­len. Gestreamt wird nor­ma­ler­wei­se im 16:9‑Format – lei­der ist gera­de bei Power­Point das 4:3‑Format vor­ein­ge­stellt, das einen schwar­zen Rand ver­ur­sacht und visu­ell nicht sehr anspre­chend ist.

Vor­ab soll­ten Sie auch klä­ren, wer die Prä­sen­ta­ti­on steu­ert. Oft sind Spea­ker über­for­dert und möch­ten, dass die Tech­nik sich ums Wei­terkli­cken küm­mert. Die­se kennt jedoch die Inhal­te nicht gut und muss mit „bit­te nächs­te Folie“ immer ans Wei­ter­schal­ten erin­nert wer­den, was für Ihre Zuse­he­rin­nen und Zuse­her ermü­dend ist.

Mul­ti­me­dia­le Inhalte

Prä­sen­ta­tio­nen wer­den ger­ne mit Vide­os, Ani­ma­tio­nen, Links, Musik­da­tei­en usw. aus­ge­schmückt, um den Vor­trag auf­zu­lo­ckern. Exter­ne Inhal­te kön­nen eige­ne Audio­ein­stel­lun­gen mit sich zie­hen, wes­halb emp­foh­len wird, alle mul­ti­me­dia­len Inhal­te in einer Power­Point-Prä­sen­ta­ti­on ein­zu­bau­en und auch dort abzuspielen.

Damit auch Ihr digi­ta­les Publi­kum Fra­gen stel­len kann, sind Q&A‑Tools (Ques­ti­ons & Ans­wers-Tools) sehr hilf­reich und beliebt. Oft bekommt die Mode­ra­ti­on die­se auf ein Tablet und liest sie fürs Podi­um vor. Ein schein­bar tri­via­ler, aber doch häu­fi­ger Feh­ler, der hier pas­sie­ren kann, ist, dass die Mode­ra­ti­on den Code zum Ent­sper­ren des Tabletts nicht weiß. So etwas soll­te vor­ab natür­lich bespro­chen bzw. dar­auf geach­tet wer­den, dass sich das Tablet nicht von selbst nach eini­ger Zeit sperrt.

 

Fazit

Gera­de bei Hybrid-Events müs­sen sich Ver­an­stal­te­rin­nen und Ver­an­stal­ter im Kla­ren dar­über sein, dass Feh­ler auf­tre­ten kön­nen – doch dar­aus lernt man ja. Solan­ge Sie ver­su­chen, die oben genann­ten Pro­blem­quel­len zu ver­mei­den, wird Ihre hybri­de Ver­an­stal­tung zumin­dest aus tech­ni­scher Sicht ein vol­ler Erfolg. Soll­ten Sie Hil­fe bei der Orga­ni­sa­ti­on eines hybri­den Events brau­chen, haben wir hier die ulti­ma­ti­ve Check­lis­te für Sie:

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