apa.at
blog / Dienstag 21.12.21

Nach­be­ar­bei­tung einer Ver­an­stal­tung: 7 Tipps, wie Sie das Bes­te aus Online-Events herausholen

In die­sem Blog­ar­ti­kel erfah­ren Sie, was bei einer gelun­ge­nen Event-Nach­be­ar­bei­tung auf kei­nen Fall feh­len darf und wie Sie das Bes­te aus Ihren digi­ta­len Ver­an­stal­tun­gen herausholen.

Ob online, vor Ort oder hybrid: Nach dem Event ist bekannt­lich vor dem Event. Eine umfas­sen­de Nach­be­ar­bei­tung Ihrer Ver­an­stal­tung ist min­des­tens genau­so wich­tig wie die Vor­be­rei­tung. In der Pra­xis wird die­se aller­dings oft ver­nach­läs­sigt. Dabei bie­ten sich Ihnen bei der Ver­an­stal­tungs­nach­be­rei­tung noch­mal gute Chan­cen, denn sie ver­tieft die Kun­den­bin­dung, erzeugt Reich­wei­te, lenkt Auf­merk­sam­keit auf Sie und Ihr Unter­neh­men, und lässt sich sehr gut mit ver­trieb­li­chen Aktio­nen ver­bin­den. Pla­nen Sie somit bereits in der Vor­be­rei­tungs­pha­se genü­gend Zeit und Res­sour­cen für die Nach­be­ar­bei­tung ein.

 

Tipp 1: Online-Events aufzeichnen

Durch die Pan­de­mie ist es zur Selbst­ver­ständ­lich­keit gewor­den, dass Ver­an­stal­tun­gen bei einem vol­len Ter­min­ka­len­der ein­fach nach­ge­schaut wer­den kön­nen. Bei Online-Events haben Sie den Vor­teil, dass die gän­gigs­ten Tools (Zoom, Micro­soft-Teams) eine Auf­nah­me­funk­ti­on inte­griert haben, die Ihnen wäh­rend der Ver­an­stal­tung kei­ner­lei zusätz­li­chen Auf­wand berei­tet – ein­fach auf den Knopf drü­cken und schon beginnt die Aufzeichnung.

Wenn Sie Ihre Gäs­te oder zumin­dest Ihre Spea­ker doch vor Ort emp­fan­gen möch­ten, und Ihre Ver­an­stal­tung kei­ner exklu­si­ven Teil­neh­mer­grup­pe vor­be­hal­ten ist, emp­fiehlt es sich immer, die­se in ein hybri­des Event zu ver­wan­deln. Bie­ten Sie einen Live­stream an und neh­men Sie Ihre Ver­an­stal­tung unbe­dingt auf: Die Reich­wei­te erhöht sich enorm und Ihre Kun­din­nen und Kun­den wer­den es Ihnen danken.

Auch für inter­ne Zwe­cke ist eine On-Demand-Auf­zeich­nung der Ver­an­stal­tung von Vor­teil. Die­se eig­net sich gut zur Qua­li­täts­si­che­rung und Eva­lu­ie­rung des Events.

Neuer Call-to-Action

 

Tipp 2: User first! Video-Auf­zeich­nun­gen sinn­voll zur Ver­fü­gung stellen

Stel­len Sie Ihre Auf­zeich­nung user-friend­ly zur Ver­fü­gung. Auch wenn es span­nend ist, bei einer Online- oder Hybrid-Ver­an­stal­tung stun­den­lang live dabei zu sein, so ist das beim Nach­schau­en nicht der Fall. Immer­hin gibt es nicht mehr die Mög­lich­keit, mit ande­ren Teil­neh­me­rin­nen und Teil­neh­mern zu inter­agie­ren oder Fra­gen zu stel­len. Die Lösung: Ver­pas­sen Sie Ihrem Video­mit­schnitt ein sinn­vol­les Inhalts­ver­zeich­nis, damit Ihre User schnell und indi­vi­du­ell via Sprung­mar­ken die für sie wich­tigs­ten und span­nends­ten Inhal­te finden.

Die Video-Auf­zeich­nun­gen las­sen sich auch als Con­tent-Pie­ce gut wie­der­ver­wer­ten. Kna­cki­ge Best-of Clips kom­men vor allem auf Social Media gut an und machen Lust auf Ihre nächs­te Ver­an­stal­tung. Beson­ders span­nen­de Sager und Aus­schnit­te kön­nen abseits von Face­book, Xing, Lin­kedIn, Twit­ter & Co zusätz­lich in News­let­tern an Ihre bestehen­den Kon­tak­te kom­mu­ni­ziert werden.

Tipp 3: Kom­bi­nie­ren Sie Ihre Ver­an­stal­tung mit einer Aktion

Passt eines Ihrer Pro­duk­te zu Ihrem Ver­an­stal­tungs­the­ma? Dann sind nach dem Event unbe­dingt auch Sales-Akti­vi­tä­ten gefragt!
Kon­kre­te Ange­bo­te, Gut­schei­ne und Fol­low-up-Aktio­nen exklu­siv für Ihre Teil­neh­me­rin­nen und Teil­neh­mer eig­nen sich gut, um Awa­reness zu schaf­fen und den einen oder ande­ren Abschluss zu gene­rie­ren. Bezie­hen Sie daher Ihre Ver­triebs-Kol­le­gin­nen und ‑Kol­le­gen bereits im Vor­feld des Events früh­zei­tig mit ein.

Tipp 4: Lan­ding­pa­ge erstellen

Erstel­len Sie eine extra Lan­ding­pa­ge mit allen span­nen­den Inhal­ten rund um den Event. So gene­rie­ren Sie einer­seits wert­vol­len Traf­fic auf Ihrer Web­site und haben ande­rer­seits auch die Chan­ce, Per­so­nen, die nicht am Event teil­ge­nom­men haben, zu erreichen.
Inte­grie­ren Sie hier den Video­mit­schnitt, Fotos der Ver­an­stal­tung, Prä­sen­ta­ti­ons­fo­li­en, gege­be­nen­falls pas­sen­de White­pa­pers, Aktio­nen oder bewer­ben Sie zukünf­ti­ge Events.
Ach­ten Sie dar­auf, dass Sie Ihre User nicht über­stra­pa­zie­ren. Bewer­ben Sie nicht zu vie­le ver­schie­de­ne Aktionen/Downloads/kommende Ter­mi­ne und ach­ten Sie dar­auf, dass die Inhal­te auf der Lan­ding­pa­ge zum The­ma der Ver­an­stal­tung passen.

Die erstell­te Lan­ding­pa­ge soll unbe­dingt auch geteilt und ver­brei­tet wer­den. Hier bie­ten sich News­let­ter, Social-Media-Kanä­le, Pres­se­aus­sen­dun­gen und auch eine eigens gestal­te­te Nach­le­se, die per Mail ver­schickt wird, an. Auch intern soll­ten Sie Erfol­ge fei­ern und via Intra­net, Mit­ar­bei­ter-News­let­ter, Unter­neh­mens­blog etc. auch Ihre Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen informieren.

Tipp 5: Nach­le­se verschicken 

Ihre auf­be­rei­te­te Event-Auf­zeich­nung, Fotos, Prä­sen­ta­ti­ons­fo­li­en, Akti­on und die Lan­ding­pa­ge kön­nen Sie dann kom­pakt in eine Nach­le­se ver­pa­cken. Ihre Prä­sen­ta­ti­ons­fo­li­en ent­hal­ten im Ide­al­fall mehr Infor­ma­tio­nen als bei der Prä­sen­ta­ti­on selbst, da sie nun kei­ne münd­li­chen Ergän­zun­gen mehr vor­neh­men kön­nen. Die Nach­le­se wird per E‑Mail an die Teil­neh­me­rin­nen und Teil­neh­mer Ihres Events ver­schickt. Hier bie­tet es sich auch an, allen für Ihre Teil­nah­me am Event zu dan­ken und gege­be­nen­falls bereits die nächs­te (hybri­de) Ver­an­stal­tung anzuteasern.
Per­so­nen, die Ihnen auf die Event­ein­la­dung abge­sagt haben und nicht dabei waren, kön­nen Sie in einem extra Schrei­ben die wich­tigs­ten Infor­ma­tio­nen und die Video-Auf­zeich­nung eben­falls per E‑Mail zukom­men lassen.

Schi­cken Sie die Nach­le­se auch an Ihr Podi­um, Ihre Refe­ren­tin­nen und Refe­ren­ten, Ihre/Ihren Moderatorin/Moderator und alle Spea­ker. Bedan­ken Sie sich für deren Unter­stüt­zung und Teil­nah­me und nut­zen Sie die Gele­gen­heit, Feed­back von ihnen einzuholen.

Tipp 6: Reich­wei­te-Boos­ter Presseaussendung

Machen Sie von sich reden! Nut­zen Sie Pres­se­aus­sen­dun­gen nicht nur für ein Ter­min-Avi­so im Vor­feld des Events. Auch nach der Ver­an­stal­tung bie­ten Pres­se­mit­tei­lun­gen einen ver­läss­li­chen Weg, wie es Ihre Ver­an­stal­tung in Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ab­tei­lun­gen, Redak­tio­nen und Medi­en schafft und so noch mehr Auf­merk­sam­keit bekommt.
Auch hier gilt: Packen Sie alle rele­van­ten Inhal­te der Ver­an­stal­tung in die Aus­sendung! Ver­lin­ken Sie auf die erstell­te Lan­ding­pa­ge, zitie­ren Sie die cools­ten und span­nends­ten Sager und lockern Sie mit Fotos und der Video-Auf­zeich­nung auf.

Tipp 7: Erfolgsmessung/Learnings

Über­prü­fen Sie nach dem Event, ob Ihre im Vor­feld defi­nier­ten Zie­le erreicht wurden.
Wur­de das geplan­te Bud­get ein­ge­hal­ten? Haben Sie die gewünsch­te Anzahl an Gäs­ten erreicht? Wie hoch war die no-show Rate? Haben Sie neue Kon­tak­te gewin­nen kön­nen? Wur­den alle Dead­lines ein­ge­hal­ten? Waren die zeit­li­chen Abläu­fe wäh­rend der Ver­an­stal­tung korrekt?
Es emp­fiehlt sich auch, Lear­nings zu zie­hen. Eva­lu­ie­ren Sie gemein­sam mit Ihrem Team, was gut gelau­fen ist und wo noch Opti­mie­rungs­po­ten­zi­al vor­han­den ist. Schau­en Sie hier­bei sowohl auf die Abläu­fe wäh­rend des Events selbst als auch in der Pla­nungs­pha­se. Wich­tig: Doku­men­tie­ren Sie die­se Ana­ly­sen nachvollziehbar!
So kön­nen Sie sicher sein, dass Ihr Fol­geevent noch bes­ser sein wird als das letzte.

 

Fazit

Jetzt wis­sen Sie alles, was Sie bei der Nach­be­rei­tung einer Ver­an­stal­tung beach­ten müs­sen. Pla­nen Sie für den Tag nach dem Event genü­gend Zeit ein, um sich der Nach­be­rei­tung zu wid­men und neh­men Sie Video-Auf­zeich­nung, erstell­te Lan­ding­pa­ge, Fotos vom Event und was Sie sonst noch Pas­sen­des zur Ver­fü­gung haben, in Ihren Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan mit auf. So gene­rie­ren Sie zusätz­li­che Reich­wei­te und Auf­merk­sam­keit. Für noch bes­se­re Fol­ge­ver­an­stal­tun­gen ana­ly­sie­ren Sie sowohl die Pla­nungs­pha­se als auch die Ver­an­stal­tung an sich, und zie­hen dar­aus posi­ti­ve Lear­nings als auch Verbesserungsmöglichkeiten.

Neuer Call-to-Action