Die häufigsten technischen Probleme bei Hybrid-Events

Oft werden für hybride Events professionelle Partnerfirmen und Streaminganbieter hinzugezogen, die sich um die technischen Komponenten kümmern. Obwohl man sich grundsätzlich auf seine Partnerfirma verlassen sollte, schadet es nicht, selbst auch im Bilde zu sein, was gut funktionieren muss und was definitiv nicht passieren darf. Deshalb haben wir hier für Sie die häufigsten technischen Probleme bei Hybrid-Events angeführt, damit Sie sichergehen können, dass Ihnen diese Fehler nicht unterlaufen.

Problem 1: Eine schwache Internetverbindung

Die häufigste Problemursache von Hybrid-Veranstaltungen ist mit Sicherheit eine instabile Internetverbindung. Da ein Livestream den Zuseherinnen und Zusehern, die nicht vor Ort dabei sein können, zur Verfügung gestellt wird, muss dieser auch einwandfrei funktionieren. Wenn das Bild beispielsweise alle paar Minuten einfriert, eine unangenehme Zeitverzögerung auftritt oder der Stream ganz abbricht, sorgt das nicht nur für Frustration bei Ihnen, sondern auch bei Ihren Gästen. Und Image-technisch ist das Ganze natürlich auch nicht positiv. Doch wie können Sie diesen Fehler vermeiden?

Stellen Sie zuallererst sicher, dass die Location internettechnisch gut aufgestellt ist. Kundinnen und Kunden sind zwar oft im Glauben, dass ein starkes WLAN vor Ort verfügbar ist, jedoch macht es einen Unterschied, ob die Verbindung gut funktioniert, wenn nur eine Person über die Leitung streamt, oder wenn 300 Teilnehmerinnen und Teilnehmer darauf zugreifen. Das Gleiche gilt auch für VPN-Leitungen: Gerade, wenn eine Vielzahl von Leuten im gleichen Büro im VPN angemeldet ist und eine Liveübertragung streamen möchte, kann die Verbindung zu schwach sein. Hier ist es wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, dass es bei hybriden Events zwei Ebenen von Internetverbindungen gibt, die beide gut funktionieren müssen: Die Verbindung des Livestreams, der rausgeht und die, über die sich Leute den Stream ansehen.

Wenn die Liveübertragung nicht in einer Location aufgezeichnet wird, die eine eigene Datenleitung zur Verfügung stellt, gibt es die Möglichkeit, mit Datenkarten eine stabile Verbindung herzustellen. Um hier auf Nummer Sicher zu gehen, nutzen viele professionelle Streaminganbieter mehrere Datenkarten von verschiedenen Telekom-Anbietern. Und dann heißt’s nur noch: testen, testen, testen. Die Betonung liegt hier auf dem Plural, denn wenn die Internetverbindung einmal gut funktioniert, heißt das nicht, dass sie auch beim zweiten Mal gut funktioniert. Deshalb empfiehlt es sich, diese öfters auszuprobieren. Überprüfen Sie außerdem auch die Download- wie auch Upload-Geschwindigkeit: Diese sollte um die 20 Mbit anzeigen.

Problem 2: Audio- und Mikrofonschwierigkeiten

Ein weiteres Malheur, das bei Liveübertragungen öfter vorkommt, ist ein Problem mit den Funkstrecken des Mikrofons. Hier kann es schon mal vorkommen, dass sich andere User unbewusst in die gleiche Frequenz schalten und dadurch die Verbindung stören. Gerade wenn viel Funkverkehr in einem großen Bürokomplex herrscht, kann die Tonleitung sozusagen angezapft werden und ein unangenehmes Rauschen entstehen. Dies sollte von der Event-Technik vorab genau geprüft werden.

Was oft auch für störende Kratzgeräusche sorgt, ist ein Mikrofon, das schlecht an der Kleidung angesteckt ist und beispielsweise am Sakko streift. Das ist nicht nur vor Ort sehr störend, sondern auch, wenn Speaker online zugeschaltet werden und normale Kopfhörer nutzen, die ein kleines Mikrofon eingebaut haben. Dieses kann an den Haaren streifen, oder eben an der Kleidung und damit für Rauschen sorgen. Deshalb sollten auch Mikrofon und Audioeinstellungen von den Online-Speakern vorab getestet werden. So etwas ist während eines Events schwierig zu ändern und muss manuell angepasst werden.

Problem 3: Keine Entscheidungsträger

Obwohl sich die Partnerfirma bzw. der Streaminganbieter mit den technischen Komponenten des Events auskennen muss und einen sauberen Ablauf garantieren sollte, schadet es nicht, auch auf Unternehmensseite jemanden zu haben, der den Ablauf genau im Kopf hat und bei Problemen einschreiten kann. Wichtig ist hier, jemanden dabei zu haben, der einen kühlen Kopf bewahrt und im Notfall ein Machtwort spricht. Wenn es zum Beispiel grobe Audioprobleme gibt, muss auch mal ein Livestream abgebrochen beziehungsweise neugestartet werden.

Deshalb ist hier die Empfehlung: Vorab immer den Ablauf gemeinsam mit Technik, Bild- und Audioexpertinnen und -experten etc. zu besprechen und entweder selbst dabei zu sein oder jemanden vom eigenen Unternehmen zu nominieren, der das verbindende Glied zwischen dem Podium und der Technik darstellt.

Problem 4: Verspäteter Start vom Livestream

Wir kennen es alle: Die Moderation ist bereit, die Kameratechnik steht, jedoch fehlt von den letzten Speakern noch jede Spur. Dieses Phänomen ist besonders bei Pressekonferenzen häufig der Fall, wo Politikerinnen und Politiker oftmals zu spät kommen. Die Leute, die vor Ort sind, wissen, was los ist und warten auf die Vortragenden. Doch gerade im Livestream kann das zu einem Problem führen: Wenn die digitalen Gäste nämlich einfach ein schwarzes Bild sehen, denken sie womöglich, dass es einen Fehler bei der Übertragung gibt bzw. dass der Event nicht stattfindet oder sie im falschen Livestream sind.

Deshalb sollten Sie immer auch vorab etwas im Livestream einblenden – egal ob Countdown, Message mit „wir starten in Kürze“ oder einfach eine Liveübertragung des Saals. Doch grundsätzlich ist ein pünktlicher Start bei einem Hybrid-Event sehr zu empfehlen.

Problem 5: Die Präsentation

Gerne werden bei Präsentationen PowerPoint- oder Keynote-Folien verwendet, um Informationen für Gäste so übersichtlich wie möglich aufzubereiten. Wichtig ist hier, das richtige Format der Präsentation auszuwählen. Gestreamt wird normalerweise im 16:9-Format – leider ist gerade bei PowerPoint das 4:3-Format voreingestellt, das einen schwarzen Rand verursacht und visuell nicht sehr ansprechend ist.

Vorab sollten Sie auch klären, wer die Präsentation steuert. Oft sind Speaker überfordert und möchten, dass die Technik sich ums Weiterklicken kümmert. Diese kennt jedoch die Inhalte nicht gut und muss mit „bitte nächste Folie“ immer ans Weiterschalten erinnert werden, was für Ihre Zuseherinnen und Zuseher ermüdend ist.

Problem 6: Multimediale Inhalte

Präsentationen werden gerne mit Videos, Animationen, Links, Musikdateien usw. ausgeschmückt, um den Vortrag aufzulockern. Externe Inhalte können eigene Audioeinstellungen mit sich ziehen, weshalb empfohlen wird, alle multimedialen Inhalte in einer PowerPoint-Präsentation einzubauen und auch dort abzuspielen.

Damit auch Ihr digitales Publikum Fragen stellen kann, sind Q&A-Tools (Questions & Answers-Tools) sehr hilfreich und beliebt. Oft bekommt die Moderation diese auf ein Tablet und liest sie fürs Podium vor. Ein scheinbar trivialer, aber doch häufiger Fehler, der hier passieren kann, ist, dass die Moderation den Code zum Entsperren des Tabletts nicht weiß. So etwas sollte vorab natürlich besprochen bzw. darauf geachtet werden, dass sich das Tablet nicht von selbst nach einiger Zeit sperrt.

Fazit

Gerade bei Hybrid-Events müssen sich Veranstalterinnen und Veranstalter im Klaren darüber sein, dass Fehler auftreten können – doch daraus lernt man ja. Solange Sie versuchen, die oben genannten Problemquellen zu vermeiden, wird Ihre hybride Veranstaltung zumindest aus technischer Sicht ein voller Erfolg.