Online präsentieren: Sechs PowerPoint-Tipps für gelungene Hybrid-Events

Die Corona-Pandemie hat die Art, wie wir Events organisieren und besuchen, auf den Kopf gestellt. Virtuelle Konferenzen und Feiern sind zur Alltäglichkeit geworden und das bedeutet: Umdenken. Während viele Veranstaltungen am Beginn noch 1:1 von der realen in die virtuelle Welt übertragen wurden, stellte man schnell fest, dass das nicht sinnvoll umsetzbar ist. Die ohnehin schon geringe Aufmerksamkeit, die uns Menschen bei Vorträgen schenken, verringert sich online aufgrund von aufpoppenden E-Mails noch einmal erheblich. Das bedeutet auch für PowerPoint-Präsentationen, dass diese für Online- oder Hybrid-Events anders gestaltet werden müssen als für ein Live-Publikum.

Tipp 1: Online präsentieren

Obwohl es oft so wirkt, als ob Sie eine Online-Präsentation nur für sich allein halten, da Sie Ihre Zuhörerinnen und Zuhörer nicht immer sehen, vergessen Sie nicht, diese miteinzubeziehen! Einerseits ist es online viel schwerer, ein Gefühl für die Stimmung Ihrer Gäste zu bekommen, andererseits werden diese viel leichter durch aufpoppende Messages abgelenkt. Online präsentieren ist für Sie als Vortragende bzw. Vortragender daher oft anstrengender als face-to-face. Lockern Sie Ihre Präsentationen mit Umfrage-Tools, direkten Fragen und aussagekräftigen PowerPoint-Folien auf. Tipp: Starten Sie Ihren Vortrag gleich mit einer anonymen Umfrage, um von Anfang an Engagement zu erzeugen und ein aktuelles Stimmungsbild einzuholen, auf das Sie eingehen können.

Tipp 2: In der Kürze liegt die Würze

Die Inhalte Ihrer PowerPoint-Folien müssen gerade bei Online-Präsentationen kurz und prägnant sein. Lassen Sie sich nicht die Show von Ihrer eigenen Präsentation stehlen, indem Sie diese mit zu vielen Informationen vollpacken! Das Hauptproblem bei überladenen PowerPoint-Vorträgen ist, dass Ihr Publikum Ihre Folien liest und Ihnen nicht mehr zuhört. Als Faustregel gilt, durchschnittlich nur sechs bis acht Worte pro Folie zu verwenden. Das klingt zunächst wenig aber durch spannende Bilder, interessante Zitate und aussagekräftige Diagramme unterstützen Sie Ihre Aussagen und fördern das Zuhören so sehr, dass auch eingehende E-Mails keine Ablenkung mehr darstellen. Beachten Sie dabei, dass ein Element pro Folie genügt. Entscheiden Sie sich entweder für ein Bild, ein Diagramm oder ein Zitat, das den Kern Ihrer Aussage unterstützt. Zu viele Elemente pro Folie lenken ab und stiften Verwirrung. Auch die Sätze auf Ihren Folien sollten kurz und einfach gehalten sein, damit Ihr Publikum schnell mit dem Lesen fertig ist und sich wieder aufs Zuhören konzentrieren kann. Prinzipiell gilt für den Umfang Ihrer Präsentation: So viele PowerPoint-Folien wie nötig und so wenige wie möglich.

Tipp 3: Das Design – schlicht, aber nicht langweilig

Das Design Ihrer Folien sollte schlicht sein, zum Corporate Design (CD) des Unternehmens passen und durchgehend über alle Folien erkennbar sein. Firmen-Logo und Kontaktdaten sind besonders auf der ersten und der letzten Folie wichtig, können in den dazwischenliegenden Folien aber weggelassen werden. In der Regel reicht Ihr CD aus, um einen Bezug zu Ihrer Firma, auch ohne Logo, herstellen zu können. Der Fokus sollte auf dem Inhalt Ihrer Präsentation liegen, auch ein zu intensives Branding kann ablenkend wirken. Wer aufs Firmen-Logo nicht verzichten möchte, kann es alternativ auch klein in die Kopf- oder Fußzeile einbauen. Das gleiche gilt für Animationen und besonders kreative Designs: Vergessen Sie nicht, dass es immer um den Inhalt Ihrer Folien geht, der auf den ersten Blick erfasst werden soll – auch hier lauert eine Ablenkungsquelle. Last but not least: Achten Sie auf eine passende Schriftgröße, damit alles gut lesbar ist.

Tipp 4: Technische Tücken und Chancen für Ihre Online-Präsentation

Ihre PowerPoint-Präsentation muss über das Internet einen langen Weg zu Ihren Zuseherinnen und Zusehern zurücklegen. Da kann es passieren, dass Bilder, Videos und Animationen zeitverzögert ankommen. Planen Sie diese Zeit ein und stellen Sie Zwischenfragen, um sicherzugehen, dass Sie auf Ihrem Bildschirm dasselbe sehen wie Ihr Publikum. Betrachten Sie Ihre Präsentation außerdem im Vorhinein auf verschiedenen Bildschirmgrößen, denn Sie wissen nicht, über welches Gerät Ihre Gäste zuschauen. Passt die Schriftgröße am Handy genauso wie auf einem Computer-Bildschirm oder Tablet?

Eine Chance bieten Umfrage-Tools, die Sie direkt in Ihre Präsentation einbinden können. Ihre Zuhörerschaft kann so anonym die Meinung zu einem bestimmten Thema abgeben und es kann ein allgemeines Stimmungsbild erhoben werden. Umfragen funktionieren online meist besser, da Ihr Publikum bereits an der „Online-Quelle“ sitzt und nicht erst das Handy in die Hand nehmen muss, um den Link anschließend mühsam eintippen zu müssen.

Tipp 5: Doppelt hält besser: Erstellen Sie zwei Präsentationen

Wenn Sie zur Vorbereitung Ihres Vortrages Ihre PowerPoint zunächst mit allen Informationen vollpacken, um danach zu kürzen, dann schmeißen Sie die erste Version keinesfalls weg. Warum? Idealerweise existieren zwei Versionen Ihrer PowerPoint: Eine Kurzversion, die wie oben beschrieben, für Ihren Vortrag vorgesehen ist, und eine Langversion mit allen relevanten Informationen, die Sie im Nachgang der Veranstaltung Ihren Teilnehmerinnen und Teilnehmern zur Verfügung stellen. In der Langversion dürfen sie Ihre PowerPoint so vollpacken, wie Sie möchten. Diese dient Ihren Gästen zum Nachlesen und kann auch vertiefende Informationen enthalten.

Tipp 6: Die PowerPoint-Schlussfolie

Hier gilt: Bleiben Sie im Gedächtnis! Ein gutes Ende ist genauso wichtig wie ein guter Start. Nutzen Sie die finale Folie, um die wichtigste Message und Take-aways zu transportieren und bauen Sie einen Call-to-Action ein. Insbesondere bei Online-Veranstaltungen ist ein CTA sinnvoll, weil Sie Ihre Zuhörerinnen und Zuhörer direkt per Knopfdruck auf eine Landingpage führen können und diese die URL nicht händisch eintippen müssen. Vergessen Sie nicht, auch Ihre Kontaktdetails anzugeben, damit Ihr Publikum weiß, wie es auf Sie zukommen kann.

Fazit

Eines ist sicher: Online-Formate sind gekommen, um zu bleiben. Wenn Sie also demnächst wieder online präsentieren, beachten Sie, dass Ihre PowerPoint-Präsentation sowohl innerhalb der einzelnen Folien als auch in der Gesamtlänge so kurz und knackig wie möglich gestaltet ist. Ihr Inhalt steht immer im Mittelpunkt: Design, Bilder und Animationen sollen diesen unterstützen und nicht ablenkend wirken. Sobald Sie Ihre Präsentation erstellt haben, checken Sie die Darstellung auf unterschiedlichen Applikationen und nutzen Sie Online-Umfragen, um Ihr Publikum miteinzubeziehen. Im Idealfall bieten Sie Ihren Zuhörerinnen und Zuhörern im Nachgang eine Variante Ihrer Präsentation mit umfassenderen Inhalten und weiterführenden Informationen an.