Nachbearbeitung einer Veranstaltung: 7 Tipps, wie Sie das Beste aus Online-Events herausholen

Ob online, vor Ort oder hybrid: Nach dem Event ist bekanntlich vor dem Event. Eine umfassende Nachbearbeitung Ihrer Veranstaltung ist mindestens genauso wichtig wie die Vorbereitung. In der Praxis wird diese allerdings oft vernachlässigt. Dabei bieten sich Ihnen bei der Veranstaltungsnachbereitung nochmal gute Chancen, denn sie vertieft die Kundenbindung, erzeugt Reichweite, lenkt Aufmerksamkeit auf Sie und Ihr Unternehmen, und lässt sich sehr gut mit vertrieblichen Aktionen verbinden. Planen Sie somit bereits in der Vorbereitungsphase genügend Zeit und Ressourcen für die Nachbearbeitung ein.

Tipp 1: Online-Events aufzeichnen

Durch die Pandemie ist es zur Selbstverständlichkeit geworden, dass Veranstaltungen bei einem vollen Terminkalender einfach nachgeschaut werden können. Bei Online-Events haben Sie den Vorteil, dass die gängigsten Tools (Zoom, Microsoft-Teams) eine Aufnahmefunktion integriert haben, die Ihnen während der Veranstaltung keinerlei zusätzlichen Aufwand bereitet – einfach auf den Knopf drücken und schon beginnt die Aufzeichnung.

Wenn Sie Ihre Gäste oder zumindest Ihre Speaker doch vor Ort empfangen möchten, und Ihre Veranstaltung keiner exklusiven Teilnehmergruppe vorbehalten ist, empfiehlt es sich immer, diese in ein hybrides Event zu verwandeln. Bieten Sie einen Livestream an und nehmen Sie Ihre Veranstaltung unbedingt auf: Die Reichweite erhöht sich enorm und Ihre Kundinnen und Kunden werden es Ihnen danken.

Auch für interne Zwecke ist eine On-Demand-Aufzeichnung der Veranstaltung von Vorteil. Diese eignet sich gut zur Qualitätssicherung und Evaluierung des Events.

Tipp 2: User first! Video-Aufzeichnungen sinnvoll zur Verfügung stellen

Stellen Sie Ihre Aufzeichnung user-friendly zur Verfügung. Auch wenn es spannend ist, bei einer Online- oder Hybrid-Veranstaltung stundenlang live dabei zu sein, so ist das beim Nachschauen nicht der Fall. Immerhin gibt es nicht mehr die Möglichkeit, mit anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmern zu interagieren oder Fragen zu stellen. Die Lösung: Verpassen Sie Ihrem Videomitschnitt ein sinnvolles Inhaltsverzeichnis, damit Ihre User schnell und individuell via Sprungmarken die für sie wichtigsten und spannendsten Inhalte finden.

Die Video-Aufzeichnungen lassen sich auch als Content-Piece gut wiederverwerten. Knackige Best-of Clips kommen vor allem auf Social Media gut an und machen Lust auf Ihre nächste Veranstaltung. Besonders spannende Sager und Ausschnitte können abseits von Facebook, Xing, LinkedIn, Twitter & Co zusätzlich in Newslettern an Ihre bestehenden Kontakte kommuniziert werden.

Tipp 3: Kombinieren Sie Ihre Veranstaltung mit einer Aktion

Passt eines Ihrer Produkte zu Ihrem Veranstaltungsthema? Dann sind nach dem Event unbedingt auch Sales-Aktivitäten gefragt!
Konkrete Angebote, Gutscheine und Follow-up-Aktionen exklusiv für Ihre Teilnehmerinnen und Teilnehmer eignen sich gut, um Awareness zu schaffen und den einen oder anderen Abschluss zu generieren. Beziehen Sie daher Ihre Vertriebs-Kolleginnen und -Kollegen bereits im Vorfeld des Events frühzeitig mit ein.

Tipp 4: Landingpage erstellen

Erstellen Sie eine extra Landingpage mit allen spannenden Inhalten rund um den Event. So generieren Sie einerseits wertvollen Traffic auf Ihrer Website und haben andererseits auch die Chance, Personen, die nicht am Event teilgenommen haben, zu erreichen.
Integrieren Sie hier den Videomitschnitt, Fotos der Veranstaltung, Präsentationsfolien, gegebenenfalls passende Whitepapers, Aktionen oder bewerben Sie zukünftige Events.
Achten Sie darauf, dass Sie Ihre User nicht überstrapazieren. Bewerben Sie nicht zu viele verschiedene Aktionen/Downloads/kommende Termine und achten Sie darauf, dass die Inhalte auf der Landingpage zum Thema der Veranstaltung passen.

Die erstellte Landingpage soll unbedingt auch geteilt und verbreitet werden. Hier bieten sich Newsletter, Social-Media-Kanäle, Presseaussendungen und auch eine eigens gestaltete Nachlese, die per Mail verschickt wird, an. Auch intern sollten Sie Erfolge feiern und via Intranet, Mitarbeiter-Newsletter, Unternehmensblog etc. auch Ihre Kolleginnen und Kollegen informieren.

Tipp 5: Nachlese verschicken

Ihre aufbereitete Event-Aufzeichnung, Fotos, Präsentationsfolien, Aktion und die Landingpage können Sie dann kompakt in eine Nachlese verpacken. Ihre Präsentationsfolien enthalten im Idealfall mehr Informationen als bei der Präsentation selbst, da sie nun keine mündlichen Ergänzungen mehr vornehmen können. Die Nachlese wird per E-Mail an die Teilnehmerinnen und Teilnehmer Ihres Events verschickt. Hier bietet es sich auch an, allen für Ihre Teilnahme am Event zu danken und gegebenenfalls bereits die nächste (hybride) Veranstaltung anzuteasern.
Personen, die Ihnen auf die Eventeinladung abgesagt haben und nicht dabei waren, können Sie in einem extra Schreiben die wichtigsten Informationen und die Video-Aufzeichnung ebenfalls per E-Mail zukommen lassen.

Schicken Sie die Nachlese auch an Ihr Podium, Ihre Referentinnen und Referenten, Ihre/Ihren Moderatorin/Moderator und alle Speaker. Bedanken Sie sich für deren Unterstützung und Teilnahme und nutzen Sie die Gelegenheit, Feedback von ihnen einzuholen.

Tipp 6: Reichweite-Booster Presseaussendung

Machen Sie von sich reden! Nutzen Sie Presseaussendungen nicht nur für ein Termin-Aviso im Vorfeld des Events. Auch nach der Veranstaltung bieten Pressemitteilungen einen verlässlichen Weg, wie es Ihre Veranstaltung in Kommunikationsabteilungen, Redaktionen und Medien schafft und so noch mehr Aufmerksamkeit bekommt.
Auch hier gilt: Packen Sie alle relevanten Inhalte der Veranstaltung in die Aussendung! Verlinken Sie auf die erstellte Landingpage, zitieren Sie die coolsten und spannendsten Sager und lockern Sie mit Fotos und der Video-Aufzeichnung auf.

Tipp 7: Erfolgsmessung/Learnings

Überprüfen Sie nach dem Event, ob Ihre im Vorfeld definierten Ziele erreicht wurden.
Wurde das geplante Budget eingehalten? Haben Sie die gewünschte Anzahl an Gästen erreicht? Wie hoch war die no-show Rate? Haben Sie neue Kontakte gewinnen können? Wurden alle Deadlines eingehalten? Waren die zeitlichen Abläufe während der Veranstaltung korrekt?
Es empfiehlt sich auch, Learnings zu ziehen. Evaluieren Sie gemeinsam mit Ihrem Team, was gut gelaufen ist und wo noch Optimierungspotenzial vorhanden ist. Schauen Sie hierbei sowohl auf die Abläufe während des Events selbst als auch in der Planungsphase. Wichtig: Dokumentieren Sie diese Analysen nachvollziehbar!
So können Sie sicher sein, dass Ihr Folgeevent noch besser sein wird als das letzte.

Fazit

Jetzt wissen Sie alles, was Sie bei der Nachbereitung einer Veranstaltung beachten müssen. Planen Sie für den Tag nach dem Event genügend Zeit ein, um sich der Nachbereitung zu widmen und nehmen Sie Video-Aufzeichnung, erstellte Landingpage, Fotos vom Event und was Sie sonst noch Passendes zur Verfügung haben, in Ihren Kommunikationsplan mit auf. So generieren Sie zusätzliche Reichweite und Aufmerksamkeit. Für noch bessere Folgeveranstaltungen analysieren Sie sowohl die Planungsphase als auch die Veranstaltung an sich, und ziehen daraus positive Learnings als auch Verbesserungsmöglichkeiten.