Warum hybride Events die Zukunft sind

Was sind hybride Events?

Vereinfacht gesagt sind mit diesem Begriff Präsenz-Veranstaltungen gemeint, die auch digital konsumiert werden können. Was wie eine einfache Livestream-Lösung klingt, benötigt aber einiges an Vorbereitung und technischem Know-how. Doch richtig gemacht, sind hybride Events eine großartige Lösung, die viele Vorteile mit sich bringen. Damit Sie wissen, ob Hybrid-Veranstaltungen für Sie und Ihr Unternehmen geeignet sind, haben wir hier die wichtigsten Infos zusammengefasst.

Welche Veranstaltungen eignen sich als Hybrid-Events?

Generell sollten Hybrid-Veranstaltungen angedacht werden, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Gäste und Moderatorinnen und Moderatoren nicht an einem gemeinsamen Ort zusammenkommen können. Doch nicht alle Eventkonzepte eignen sich gleich gut für Hybrid-Events. Ein gutes Beispiel, das gerade in den letzten Jahren durch die Corona-Pandemie an Popularität gewonnen hat, sind Pressekonferenzen. Vor Ort befinden sich die Speaker – in dem Fall Politikerinnen und Politiker – sowie Journalistinnen und Journalisten und PR-Fachleute. Um gleich das ganze Land zu erreichen, wird die Pressekonferenz aber auch im Fernsehen ausgestrahlt und im Livestream online zur Verfügung gestellt. Mit diesem Konzept ermöglichen sie es, Millionen von Menschen gleichzeitig zu erreichen und das in Echtzeit. Menschen müssen so nicht mehr auf die Berichterstattung warten, sondern können live dabei sein.

Aber nicht nur Pressekonferenzen eignen sich gut für hybride Veranstaltungen: Auch Podiumsdiskussionen und Kongresse, bei denen Speaker wie auch Teilnehmerinnen und Teilnehmer nicht am selben Ort sein müssen, können gut hybrid umgesetzt werden. Auch interne Teamevents, wie Firmen-Ankündigungen und -Updates können als „Mischformat“ gut ankommen – besonders, wenn einige der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten und andere im Büro sind.

Vorteile von Hybrid-Veranstaltungen

Diese Kombination aus einer klassischen und digitalen Veranstaltung bringt viele Vorteile mit sich, weshalb sich immer mehr Unternehmen gerade im B2B-Bereich dafür interessieren. Kundinnen und Kunden, Geschäftspartner, Vertreter von Medien und viele mehr können von den positiven Aspekten hybrider Events profitieren. Welche das genau sind, haben wir hier für Sie zusammengefasst:

Erhöhte Reichweite

Mit einem Livestream ermöglichen Sie einer größeren Anzahl an Interessierten, bei Ihrem Event dabei zu sein. Wo man normalerweise durch Platzmangel eingeschränkt ist, gibt es bei Online-Veranstaltungen so gut wie keine Teilnehmerlimits. Diese erhöhte Reichweite und Flexibilität sind dann besonders hilfreich, wenn Sie beispielsweise einen Event in Wien planen, die Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus anderen Bundesländern bzw. dem Ausland nicht persönlich anreisen können.

Marketingmöglichkeiten

Ein Event beginnt und endet nicht am Veranstaltungstag! Bereits im Vorfeld können Sie durch Marketingaktivitäten Reichweite generieren sowie das Engagement und Ihre Teilnehmerzahlen erhöhen. Ob Social-Media-Postings mit Zitaten von Vortragenden, Newsletter mit Anmeldemöglichkeit oder Blogbeiträge rund ums Thema – die Möglichkeiten sind nahezu unendlich. Mit einer Terminankündigung, sowohl in der Termindatenbank als auch als Aviso via OTS, erreichen Sie besonders viele Journalistinnen und Journalisten sowie Kommunikationsabteilungen. Nach dem Event können Sie dank Event-Streaming die Aufzeichnung des Vortrags wiederverwerten und dadurch nachhaltig und langfristig Traffic erzielen.

Neue Speaker

Was Ihnen hybride Events auch ermöglichen, ist eine größere Auswahl an Podiumsteilnehmerinnen und Podiumsteilnehmern bzw. Speakern. Da sich diese nicht in Ihrer Eventlocation aufhalten müssen, können Sie internationale Gäste einladen und diese ganz einfach online dazuschalten. Der Mix aus Vortragenden vor Ort und online gibt Ihrem Event ein besonders hybrides Flair. Das APA-Pressezentrum eignet sich beispielsweise ideal für solch hybride Events, egal ob Pressekonferenz, Workshop oder Podiumsdiskussion und bietet Ihnen auch einen technischen Rundum-Service.

Verknappung: Begehrte Vor-Ort-Tickets

Wenn Ihre Eventlocation nur eine limitierte Anzahl von Personen fasst, kommt Ihnen das Prinzip der Verknappung zugute. Wie wir alle wissen, sind limitierte Produkte immer am begehrtesten – so können Sie diese Plätze verlosen bzw. die Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit dem „first come, first serve“-Prinzip zur schnelleren Anmeldung bewegen. Hier bieten sich Social-Media-Plattformen wie Facebook, Instagram und LinkedIn gut an, um auf Verlosungen und Aktionen aufmerksam zu machen, und damit nicht nur Teilnehmerinnen und Teilnehmer für den Event, sondern auch Follower für die Unternehmensseite zu gewinnen.

Technische Vorreiter

Für das Durchführen einer Hybrid-Veranstaltung verlangt es viel technisches Know-how bzw. eine professionelle Partnerfirma, die das übernimmt. Gerade im B2B-Bereich ist der Gedanke „Digital First“ bereits weit verbreitet und viele Firmen müssen sich für ein neues, digitales Zeitalter rüsten. Deshalb sind hybride Veranstaltungen, die einwandfrei funktionieren, ein gutes Aushängeschild, um zu zeigen, wie digital und innovativ ein Unternehmen ist. Wenn Umfrage-Tools, Abstimmungen, Videos im Livestream und weitere besondere Elemente genutzt werden, zeugt es von innovativem Fachwissen der Firma. Und das ist gerade für eine jüngere Zielgruppen ein wesentlicher Punkt, sich für ein Unternehmen zu interessieren, sich dafür zu bewerben beziehungsweise deren Produkte zu nutzen.

Nachhaltigkeit und reduzierte Umweltbelastung

Ein Thema, das relevanter ist denn je, ist Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein. Dieses Thema rückt auch bei Unternehmen immer mehr in den Fokus. Aus diesem Grund sind Hybrid-Veranstaltungen, für die Speaker nicht anreisen müssen, sondern online teilnehmen können, viel umweltfreundlicher und wirken sich positiv auf die CO2-Bilanz des Unternehmens aus. Das ist nicht nur gut für die Umwelt, sondern auch fürs Company-Image, auf das besonders jüngere Zielgruppen Wert legen.

Auswertung von Daten

Besonders für die Auswertung von Events werden Ihnen die Daten, die Sie von hybriden Veranstaltungen verwenden können, zugutekommen. Wie viele Menschen waren live vor Ort dabei – wie viele online? Und wann sind Leute vom Livestream abgesprungen? Die Drop-Out-Rate kann Ihnen indizieren, welche Beiträge und Sequenzen Ihrer Veranstaltungen nicht ganz so beliebt waren bzw. was gut funktioniert hat. Diese Statistiken sind besonders für zukünftige Events wichtig und verhelfen Ihnen zu wichtigen Learnings, die Sie beim nächsten Mal umsetzen können.

Zusammengefasst sollten hybride Events so rasch wie möglich ins Veranstaltungskonzept aufgenommen werden, da Unternehmen vielseitigen Nutzen daraus ziehen können. Ob die erhöhte Reichweite, die zahlreichen Marketingmöglichkeiten, die Image-Aspekte wie Innovation und Nachhaltigkeit oder die genaue Datenanalyse, die Ihnen bei der Auswertung helfen kann: Hybrid-Events werden aus mehreren Gründen immer beliebter, besonders bei B2B-Unternehmen.